一、社会管理信息系统的含义和特征
1.社会管理信息系统的含义
为了能及时的向管理者提供完整准确使用的信息，提高信息管理的工作效率，必须把信息工作的各个环节和要素综合成社会管理系统。
所谓社会管理信息系统，就是按照社会管理的需要，通过信息处理的一系列环节，为社会管理提供信息，辅助管理者进行决策、管理和控制的系统。它由信息源、信息接收器（信息接收者）、信息管理者、信息处理机等若干单元构成。作为对社会信息进行收集、加工和传递的处理系统，是一个由社会信息的收集、加工、储存、输出等一系列过程所组成的有机整体。其主要任务是加工处理数据（资料），输出社会管理信息。它根据社会管理的各项任务和要求，运用各种信息处理方法、手段，把社会信息管理过程的各个环节和各种流程连接起来，形成一个系统，使信息工作程序化，从而大大提高信息工作的质量和效率。社会管理信息系统以社会管理系统为自己的环境和服务对象，它一方面从社会管理系统中输入有关信息，另一方面通过信息处理向社会管理系统输出各种经过加工的社会管理信息，以满足社会管理的各种不同需要。
2.社会管理信息系统的特征
（1）社会性。社会管理信息系统是一个面向社会的信息系统，是为社会管理服务的。它要根据社会管理的需要，对信息进行收集、加工和传递，以便为社会管理提供必需的有用信息，帮助管理者作出决策，进行协调和控制，使社会管理得以有效的进行，最终促进社会管理目标的实现。偏离了为社会管理服务的目的和方向，也就不能称为社会管理信息系统。
（2）综合性。所谓综合性，就是意味着将所有的功能系统连接成一个整体。综合是系统的重要特征，对于社会管理信息系统而言，它的重要性在于能产生更有意义的社会管理信息，有效地发挥信息系统的整体功能，并使社会管理过程的各个环节相互衔接，连成一体。其综合性特征具体体现为人与机器（如计算机）的综合、社会管理信息技术和方法的综合、各个管理信息子系统的综合。社会管理信息系统就是由这些要素综合成的一个有机整体。
（3）动态性。社会管理信息系统是对社会管理信息进行收集、加工和传递的信息处理系统，它总是处于社会管理信息的输入—加工—输出的动态过程中。社会管理是一个动态的过程，它的每一个环节、每一个阶段都离不开信息。为此，社会管理信息系统需要不断地输入有关的社会管理原始信息，经过一系列加工处理，及时地向有关管理部门输出所需的社会管理信息。随着管理对象的发展、变化，社会管理信息系统还要适时地进行信息更新，组成新的信息流，以适应新的管理需要。
二、社会管理信息系统的基本模式和功能
1.社会管理信息系统的基本模式
社会管理信息系统的基本功能是将信息输入转换为输出，这种转换过程就是一种信息的加工处理过程。这种“输入—加工—输出”就称为系统模块，它是构成社会管理信息系统的基本单位，在信息运动过程中是信息处理的一个环节。
社会管理信息的处理是以社会管理职能的循环过程为依据的。社会管理信息系统是为实现社会管理职能服务的信息系统，它主要是根据社会管理职能系统的任务和工作程序来设计和建立的。社会管理职能系统是社会管理信息系统的主要依据，社会管理信息系统是社会管理职能系统的信息表现，它依附于职能系统，又左右着职能系统。因此，对于社会管理信息系统的基本模式，要从社会管理职能系统行使管理职能的过程来加以探讨。
社会管理组织的职能系统是十分庞大的，它由许多职能子系统所组成，这些职能子系统都执行着一致的、共同的管理职能。这些职能可以概括为计划（决策）、执行和控制。不同的职能子系统，通过信息的输入、加工和输出的处理环节，依次地、周而复始地行使着这些管理职能，而“输入—加工—输出”的信息处理环节则是各种管理职能相互连接形成职能循环过程的中介和信息表现。社会管理信息系统的基本模式就是在实施社会管理职能过程中通过信息处理环节把各种管理职能联结起来的一种模式，它实质上表现了社会管理职能的循环过程。
从社会管理职能系统行使管理职能的过程来看，首先是对有关数据进行加工处理获得社会管理信息，并根据这些信息进行决策；然后对作为决策结果的计划加以分解，形成新的信息，逐项落实执行；在执行过程中，通过信息反馈，把有关执行情况的信息加以汇集，与原计划的目标信息相比较，产生出表示偏差和纠正偏差的措施的新信息，根据这些信息对计划实施过程进行控制。显然，社会管理职能的循环过程表现为一系列相互衔接的社会管理信息的处理过程，因此它可以用社会管理信息的基本模式来表达。
图9-1中，过程①是数据（原始信息）的加工处理过程，即把与社会管理决策问题有关的资料收集起来，进行加工处理，它输出的是供决策用的情报信息。过程②是决策过程，即根据情报信息制定行动方案，进行决策的过程，它输出的是决策后的结果。过程③是执行过程，即将计划目标分解并组织实施的过程，它输出的是计划执行情况的信息。过程④是反馈控制过程，即把反馈回来的关于计划执行情况的信息同计划目标相对照，获得表示偏差的新信息，然后传输给有关部门，以便采取必要措施及时进行控制纠正。
2.社会管理信息系统的功能
社会管理信息系统的功能是多种多样的，归纳起来有以下五项基本功能：
（1）数据的收集和录入。它是首要任务和基本功能，也是整个信息系统的基础。包含三个环节：将分散在系统内外的数据收集整理成系统所要求的格式和形式；将数据录入到可通过电子设备（如计算机）处理的一定介质上（如磁盘、磁带、光盘等）；对录入的数据通过一定的手段进行校验。
（2）数据的存储。它是信息系统进行数据处理的前提。要求能快速存取和检索，同时既要保证使用方便，又要保证数据的安全性。
（3）数据传递，即数据通信。现代数据通信技术是以计算机为中心的，计算机网络传输已成为主要的形式，另外还有盘片传输和报表传输等手工传输方式。
（4）数据处理，又称数据加工。只有经过加工处理好了的信息才可以提供给各级管理人员使用。该功能强弱好坏是衡量信息系统能力的重要方面。
（5）数据提供。要求提供的数据易读、易懂、直观醒目。有两种方式：该数据直接供人使用，如各种报表、图形、胶片等；该数据提供给计算机进一步处理使用。
三、社会管理信息系统的主要任务
社会管理系统的主要任务，是把来自各种信息源的数据集中起来，进行有组织、有系统的加工，转换成适合各种管理需要的信息，然后向有关管理者传输，满足各管理层次和管理职能子系统的不同需要。
具体说来，社会管理信息系统的主要任务有以下几方面：
1.及时、全面地提供数据和信息，支持决策活动。
2.能为组织提供统一格式的信息，使各种统计和综合工作得以简化。
3.利用给定的数学方法，分析历史的、现实的数据，以便预测未来。
4.为不同层次的社会管理者提供相应的报告，以便管理人员及时分析、尽快决策和有效控制。
5.有效地利用信息系统本身，提高其运行效率，降低运行成本。
四、社会管理信息系统的现代化
1.现代社会管理信息处理的新特色
（1）信息量急剧增加。首先，由于各国家各地区之间交往日益频繁，社会分工包括国内分工和国际分工越来越细，任何一个组织都是复杂联系网上的一个小纽结，与各方面的联系日益紧密，信息往来日益增加。其次，对于国家和组织管理部门来说，经济联系、社会关系、国际关系的扩大也需要相应增加信息的处理量。一个地区、一个部门对所管辖的领域进行宏观的管理和控制，就必须对有关各方面的因素进行全面的分析和调查，这就必须增大信息的处理量。最后，现代社会管理工作与科学技术工作密切相关，很多社会决策管理问题不可避免地涉及许多技术问题，而现代社会中技术的发展速度又是前所未有的，且呈现一种加速度发展的趋势。据统计，技术人员在查找资料上所花费的时间与精力超过他们在考虑实际的技术问题方面所花费的时间与精力。
（2）处理与传递信息的速度加快。现代社会的发展节奏大大加快，对各级各类的社会决策来说，时间起着越来越重要的作用。社会决策不仅要正确，而且要及时，因此，信息的加工与传递速度也必须相应地加快。在我国的各级各类管理中，因信息处理和传递速度太慢而造成大量损失、引起决策失误的现象屡见不鲜。这是与现代化管理要求不相符合的。
（3）处理信息的方法越来越复杂。现代社会管理工作对信息加工的要求有了质的变化，由早期单靠管理者经验、仅运用简单算术运算及统计加工，到现在的数理统计、线性与非线性规划等，其算法已变得相当复杂。现代管理工作复杂性在很大程度上与这些运算加工方法的复杂性密切相关。
（4）信息处理所涉及的知识与技术领域大大扩大，关系也更加复杂。从知识领域看，现代管理工作中的信息处理与经济理论、管理科学、社会科学、行为科学、心理科学有关，还与各部门的业务或技术工作密切相关；从技术方面看，用于信息管理的技术手段繁多，涉及的技术复杂程度大大加强，如办公自动化设备、各种测试手段、缩微放大技术、全息成像技术、各种声音图像处理显示设备等都在某种程度上参与了信息处理工作。这就要求从事信息处理的人员既要了解掌握多种技术手段，又要善于对各种技术手段进行衔接和协调。总之，社会管理信息系统作为一个系统越来越显示出其复杂性和整体性。
2.建立适应新世纪需要的社会管理系统
由于信息在管理中有巨大的、多方面的作用，也由于现代社会管理中信息处理的许多新问题和新特色的出现，通过分析信息处理的规律、特点和方法，建立适应现代社会管理要求的社会管理系统工程已变得十分必要和迫切。
（1）建立现代化社会信息管理系统的意义。首先，建立现代化的社会信息管理系统能够高效率地收集、贮存和处理大量信息资料，大大提高社会管理信息的质量和效能。现代社会的信息量急剧增长，发展速度逐步加快，对信息管理系统的效率要求也大为提高。其次，建立现代化的社会信息管理系统能够及时准确地掌握和迅速传递信息，实现社会管理系统的有效沟通和适时管理。高效的管理还必须是有效的、及时的、恰到好处的。最后，建立现代化的社会信息管理系统能够提高现代管理技术水平和管理信息系统的效能，提高预测、决策和计划的质量与效率。
（2）建立现代化社会信息管理系统的基本原则。建立现代化社会信息管理系统是一项极为复杂艰巨的工作。为了保证信息系统能有效地发挥作用，建立现代化社会信息管理系统应遵循以下几个基本原则：
①目的性原则。在信息系统的设计中，要密切结合社会管理的特点，充分考虑社会管理的目的和要求，根据社会管理各项职能的任务和工作过程以及对信息的要求，来确定信息系统的结构和工作程序以及信息处理的技术方法，以合理地组织信息流，为社会管理职能的有效实现提供完整准确的适用信息。
②完整性原则。必须建立社会管理系统内部纵横联结的、协调一致的计算机管理信息网络和管理中心，及时地将各管理部门、管理层次收集的信息汇集起来，形成完整的系统，避免各自分割、不成体系、重复劳动信息失散、利用率低下等状况。同时，社会管理信息系统还应与其他信息系统联网，及时获取有关环境信息，随时掌握环境变化的情况，以增强系统对环境的应变能力。
③统一性原则。要求社会信息管理工作做到制度化、规范化。根据这一原则，对报表的格式、指标设置、计算单位、分级口径、报送时间等，应有明确、统一的规定，各管理信息系统均要按此规定来收集、加工和传递信息，以达到信息处理标准化、报表文件统一化，保证社会管理系统的统一性。信息系统的统一性，是建立现代化社会管理信息系统并保证其高效率运行的重要条件。
④独立性原则。社会管理信息系统应具有相对独立性，在其运转过程中，不应受各级行政部门的干扰，以保证客观地反映社会管理系统运行的情况，确保所有输入和输出信息的真实性、准确性。信息系统的相对独立性，应从法律上加以保证。
⑤适应性原则。社会管理信息系统必须与社会管理的多变性相适应，提高信息系统的应变能力和通用性。与社会生活的不断变化相适应，社会管理也处在不断的变化发展之中。因此，在设计社会管理信息系统时，就必须考虑它对未来的适应能力，力求做到尽可能地去适应未来社会管理的发展变化，既保证系统结构的稳定性，又使系统具有可修改性。
⑥效益性原则。信息系统的建立和运转，必须考虑成本效益问题。一方面，要降低信息系统开发和运转的费用，以尽可能少的费用获得尽可能多的有用信息；另一方面，要有效地利用信息系统，提高信息的价值和利用率，使信息的应用能带来最大的经济效益。