社会学家库尔特·卢因曾经提出一个概念,叫作“力量分析”。在这里面,他描述了两种力量:阻力和动力。他说,有些人一生都踩着刹车前进,比如被拖延、害怕和消极的想法捆住手脚;有的人则是一路踩着油门呼啸前进,比如始终保持积极、合理和自信的心态。这一分析同样适用于工作。如果你希望在职场中生存和发展,你得把脚从刹车踏板——拖延——上挪开。
“日事日清,今天的事不推到明天”是执行力的一项重要体现,同时也是敬业精神的重要组成要素。阿里巴巴员工的敬业精神在业界也有良好的口碑。一次,公司要上一个项目,当天负责联系协调的员工因身体原因在家休病假,但他依然给相关人员打电话,联系相应的供应商。在他的努力下,项目顺利上线。这种今天的事必须今天完成的工作态度就是敬业精神的体现。
与此相反的是,有些员工在工作中开小差,经常性地在工作时间做与工作无关的事情,设定了目标不及时完成,对工作往往能拖就拖。在讲到执行力时,我们常常会举这样一个例子。
有个农夫新购置了一块农田,可他发现在农田的中央有一块大石头。
“为什么不铲除它呢?”农夫问。
“哦,它太大了。”卖主为难地回答说。
农夫二话没说,立即找来一根大铁棍,撬开石头的一端,却发现这块石头的厚度还不及一尺。农夫只花了一点点时间,就将石头搬离了农田。
人性本身是放纵的、散漫的,其表现就是对目标的坚持、时间的控制等做得不到位,承诺执行的事情往往不能按时完成。当拖延开始影响工作的质量时,就会蜕变成一种自我贻误和影响全局的形式,责任心也就无从谈起。
拖延是责任缺失的诱因。如果你存心拖延逃避,你就能找出很多借口来辩解为什么事情不可能完成或做不了,而为什么事情该做的理由少之又少。把“事情太困难、太昂贵、太花时间”的种种借口合理化,要比相信“只要我们够努力、够聪明,就能完成任何事”容易得多。如果你发现自己经常为了没做某些事而找借口,或是想出千百个理由来为没能如期实现计划而辩解,那么现在正是该面对现实好好检讨的时候了。那么,你是否有拖延的习惯呢?
拖延体现在日常工作中的以下几个方面。
1.等待上级的指示。上级不安排工作,员工就坐等;上级不指示,员工就不执行;上级不询问,员工就不汇报;上级不检查,员工就拖着办。多干事情多吃亏,多干事情多出问题,大多数拖延之人都抱着这样的观点。大多数情况下,其工作往往是在多次检查和催办下才完成的。
2.等待对方的回复。“我已与对方联系过,什么时候得到回复我无法决定。”“延误工作的责任应该由对方负责,我只能等。”“追究责任也不怕,我某月某日把这份文件送给对方,这里记录得很清楚,对方不回复我能怎么办?”将责任推给别人,是拖延之人惯用的伎俩。
3.等待生产现场的联系。不主动去为现场提供服务,不主动到一线了解实际情况,而是坐等他人来报告,等久了还不耐烦,对他人妄加指责。他们从不设身处地去为他人着想,从来不想如何及时处理问题,严重地影响了生产现场问题的及时解决。
人们做事拖延的原因可能五花八门:一些人是因为不喜欢手头的工作,另一些人则是不知道该如何下手。要养成更具效率的新习惯,首先必须找出导致办事拖延的情境。克服敷衍拖延,可以从以下几个步骤扭转自己的主观态度。
首先,认清敷衍拖延的后果。
其次,改变心态,对周围的人抱有一颗责任心,积极自信。
再次,区分“工作”与“做了”的界线,避免“我做了”的想法,因为这个想法最容易导致敷衍拖延。
最后,还要主动地思考,设法使你目前的工作具有广阔的发展前景。
另外,我们列举了一些拖延症的起因,并帮你找到相应的对策。
如果是因为工作枯燥乏味,不喜欢工作内容,那么就把事情授权给下属,或雇用公司外的专职服务。一有可能,就让别人来做。
如果是因为工作量过大,任务艰巨,面临看似没完没了或无法完成的任务,那么就将任务分成自己能处理的零散工作,并且从现在开始,一次做一点,在每天的工作任务表上做一两件事情,直到最终完成任务。
如果是工作不能立竿见影取得结果或者效益,那么就设立微型业绩。要激励自己去做一项几周或几个月都不会有结果的项目很难,但可以建立一些临时性的成就点,以获得你所需要的满足感。
如果是工作受阻,不知从何下手,那么可以凭主观判断开始工作。比如,你不知是否要将一篇报告写成两部分,但你可以先假定报告为一份文件,然后马上开始工作。如果这种方法不得当,你会很快意识到,然后再进行必要的修改,并试着催促自己加快步伐。
最后,我们可以参考美国商业精英鲍伯·费佛的工作方式。在他的每个工作日里,第一件事情就是将当天要做的事情分成三类。
第一类是所有能够带来新生意、增加营业额的工作;
第二类是为了维持现有的状况,或使现有状态能够继续存在下去的一切工作;
第三类则包括所有必须去做,但对企业和利润没有任何价值的工作。
“我一定要在中午之前将第一类工作全部结束。”鲍伯给自己定了这样的规定,因为上午是他认为自己最清醒、最有建设性思考的时间。鲍伯还说:“你必须坚持养成一种习惯:任何一件事情都必须在规定好的几分钟、一天或者一个星期内完成,每一件事情都必须有一个期限。如果坚持这么做,你就会努力赶上期限,而不是永无休止地拖延下去。”
我们应当善于为事情设定最后期限,任何事情如果没有时间限定,就如同开了一张空头支票。针对此,我们可以借览OEC法则。
“OEC”法则,即英文“Overall、Every、Control and Clear”的缩写。其内容如下。
O—Overall(全方位),E—Everyone(每人)、Everything(每件事)、Everyday(每天),C—Control(控制)、Clear(清理)。
OEC管理法则也可表示为:“日事日毕,日清日高。”所谓“日清日高”,就是对工作中的薄弱环节不断地进行改善、不断提高。公司算了一笔账,职工“坚持每天提高1%”,70天工作水平就可以提高一倍。
这个管理法的落实过程需要借助于一个叫做“3E卡”的记录卡。3E卡,就是用来记录每个人每天对每件事的日清过程和结果。“3E”是英文everyday、everything、everyone的缩写,即每天、每件事、每个人。3E卡是“日事日毕,日清日高”的具体化。
比如,海尔要求公司的员工每天都填写一张3E卡,将每天的工作量化为价值,每天自我清理计算日薪(员工收入就跟这张卡片直接挂钩)并填写记账,检查确认后给班长,不管多晚,班长都要把签完字的卡拿回来签字并交给上面的车间主任,车间主任审核完后再返回来。就这样,单调的工作天天填、月月填,不管几点下班都得完成。据说,海尔就这样一直落实了16年,并且到目前为止还丝毫没有准备放弃的迹象。
事实上,“日清卡”使大家把工作、目标分解落实到了每个员工身上,每个零部件都有一个责任人。也是通过3E卡的考核,通过对企业每件事、每个人的表扬与批评来形成员工共同的价值观念,创造优秀的产品。