多年以前,有一位美国大企业的董事长与尚未去世的“管理大师”彼得·德鲁克交流时,用肯定的口吻对彼得·德鲁克说,自己的工作时间安排得非常合理,利用得非常充分。为什么这样说呢?因为他是这样安排时间的:三分之一用于与公司高级管理人员研讨业务,三分之一用于接待重要客户,其余三分之一则用于参加各种社会活动。
德鲁克并不这样认为,但没有说太多,而只是给了他一个建议,就是让他记录下自己的时间分配情况,要连续记录六个星期,做完这件事以后,再跟他原来的估计比较。结果,这位董事长发现他的时间基本上都没有花在这三个方面。他所说的时间分配,不过是他的理想状态,是他的想象和记忆,而不是实际情况。
在工作中,我们也是这样,总是认为自己在争分夺秒地工作着,总是觉得时间不够用,实际上,那些黄金钻石都换不回的时间,早就已经被数不清的藏在暗处的“时间窃贼”给窃走了。
活在当下的我们,无论是生活还是工作,最不能缺的恐怕就是电脑和手机了。电脑和手机都能够连接互联网,能够让我们了解到无数的新鲜资讯,这对我们工作是有帮助的。然而,如果我们自律性太差,就很容易被电脑和手机占用我们的时间。甚至可以说,如今的电脑和智能手机,每时每刻都在悄无声息地“偷走”我们的时间。
我们以电脑为例。在公司里,我们认为在使用电脑去上网时才会让自己的时间被“偷走”。其实如果不注意的话,电脑在很多方面都很容易“偷走”我们的时间。据美国《芝加哥先驱报》调查发现:办公室职员每周平均浪费在电脑上的时间为五个半小时。这五个半小时,有19%用于等待电脑或同事来做事情,有16%用于帮助同事使用电脑,有17%用于电脑检查或者格式化,有12%用于学习使用新软件,有14%用于删除库存档案,有5%用于安装软件,还有17%用于玩网上的游戏。
这份调查还做了一个假设:如果美国使用电脑办公的人数为2500万人,那就表示每年将浪费掉50亿个小时,折算成工资支出为1000亿美元。因此,对于有些人来说,电脑和互联网纯粹是个浪费时间的发明,是一个不折不扣的“时间大盗”。
事实上,不仅仅美国职场人士容易被电脑互联网和智能手机“偷走”时间,全世界的职场人士都是如此,我们也不例外。为了让自己总能及时地完成工作,落实任务,成为一个真正的高效能人士,首先要拿和我们工作密不可分的电脑开刀,提高电脑的使用效率。
例如,我们应该提高文件和档案电脑化所花费的时间,不要浪费时间输入不必要的信息,不要花太多的时间过度地编辑或改写文件,不要放任自己浪费时间去摸索电脑和软件的使用,不要沉溺于工作时间上网交友,更不要让自己对网络游戏上瘾……只有这样,电脑才能成为帮助我们节约时间的工作好伴侣,而不是悄悄地“偷走”我们时间的“大盗”。
其实在职场里,“偷走”我们时间的“贼”还远远不止电脑这一个。这些“时间窃贼”总是在悄无声息地偷走我们的宝贵时间。要想抓住它们,最好的办法是揭开它们的面具,看清它们的真面目。然后再好好地处理它们。
无论是生活还是工作中,“偷走”我们时间的最大“窃贼”都是懒惰。懒惰的人容易把工作荒废掉。怎样抓住和处理掉这个“时间窃贼”?我们可以借助一些日程表来安排我们的工作顺序,并规定完成的时间,且要避免在家里工作,因为家里过于舒适和放松。最关键的是,要及早开始,立即行动。
做事拖拖拉拉,是很常见的一种浪费工作时间的原因。如果在做一件事情之前,担心这个,顾虑那个,就很容易拖延。对付这类“时间窃贼”很简单,我们马上付诸行动即可。
寻找乱放的东西,也会浪费我们每天的很多时间。甚至有人专门调查、统计过,我们每年都要花掉10%的工作时间,用于在乱放的东西里找出自己要用到的东西。要对付好这种“时间窃贼”,最好的办法是,不用的东西果断扔掉,还有用的东西要分门别类保管好。
如果对自己的人生没有什么规划,平时也没有明确的时间安排,那么“时间窃贼”也能很容易就“偷走”我们的时间。因为这样的我们,往往不知道应该先做什么后做什么,同时面对几件事情,顾得了这件事情,顾不了那件事情,结果忙乱不堪,根本集中不了精力去处理那些最重要的事情。
爱做白日梦的员工,也很容易被“时间窃贼”“偷走”时间。有些人在工作的时候,总会开小差、溜号儿,不是翻来覆去地想着某些电影情节,就是想着未来发财的机会。只可惜,这样的白日梦,不但不会给你的时间管理带来任何益处,还会令你的时间在你空想的时候白白溜走。
不懂得寻求他人合作,不知道让他人帮助自己的人,其实也是在浪费时间。虽然在公司里,我们也会讲求分工,讲求按劳分配,但是有分工必有合作,要想提高时间的使用效率,最好能够寻求他人的协助,授权他们去做好,这样你不仅能获得和别人沟通的机会,享受双赢的成果,还能减轻自身的负担。
除了上述这些常见的“时间窃贼”外,其实在别的方面还有很多,例如开不完的会议、响不停的手机、混乱的办公桌、需要应付的快递员、别人难以拒绝的要求、不能执行的计划等,都会耗损你时间的内存,让你真正用于工作的时间大幅度削减。
永远不要说自己的时间有限,忙得不可开交,时间管理永远有可以提升的空间,只要你发现那些具体的“时间盗贼”,抓住它们,挨个消灭,就能够提升自己的时间管理水平。
时间有三种,一是过去的时间,二是现在的时间,三是未来的时间。如果你现在觉悟了,你失去的只不过是第一种时间,也就是说,你还有现在的时间和未来的时间。所以,让我们从现在开始,抓住并处理好那些“时间窃贼”,优化好自己的时间。这样,你就能成为一个高效人士,做出更多优异的业绩。