第五章 公务文书写作
第一节 概述
一、公务文书的性质及特点
公务文书简称公文，它是党政机关、团体、国有企事业单位在处理多种公务时，按照规定程序办理并在法定的范围内使用的、具备法定效力及特定格式的文书。公文是传达和贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，请示和答复问题，指示布置工作，报告工作沟通情况，交流经验等实施领导和管理工作的重要工具。
公文又常分为广义公文和狭义公文。广义的公文既包括《党政机关公文处理工作条例》中所规定的15种公文，又泛指机关处理公务时的常用应用文，即事务文书；狭义的公文，则指党政机关公文处理法规中所规定的主要正式文种。2012年4月16日中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称“新《条例》”）要求从2012年7月1日起施行。根据新《条例》的规定，由中国标准化研究院、中共中央办公厅秘书局、国务院办公厅秘书局、中国标准出版社共同起草的《党政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T9704-2012，以下简称“新标准”）于2012年6月29日发布实行，同时宣布代替GB/T9704-1999公文格式国标（以下简称“原标准”）。根据新《条例》规定，党政机关使用的15种正式公文文种是：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、会议纪要。因篇幅原因，本章主要介绍使用较多的四种党政机关公文：通知、报告、请示、函的写作。
党政机关公文具有以下特点：
（一）由法定的作者制发
法定的作者，指发文机关根据国家颁布的法律、法令、行政法规而成立并能以自己的名义行使权利和担负义务的组织以及该组织的法定代表人。发文单位必须依照法定权限和职能制发公文，不能越权、违章行文。其他任何组织和个人均不得冒用法定作者的名义，否则将受到法律的追究。这是公文不同于其他文体的重要区别之一。
（二）有法定的权威和效用
公文作为党政机关、国有企业的喉舌，它代表着党政机关、国有企业的发言和权威，是党政机关领导组织经济建设、政治工作、科学文化事业的工具，具有很强的政策性。因此，党政公文具有法定的权威和效用。
（三）制发程序的规范性
党政公文从制作到发布，要经过起草、交拟、审核、签发、印制的整个过程。它有着严格的规定，决不允许违规操作。
二、公务文书的分类
（一）按公文的法定性质划分
1.正式公文
根据新《条例》规定，党政机关使用的15种正式公文文种是：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、会议纪要。
2.非法定公文
非法定公文即事务文书。包括机关常用的应用文体，如：计划、总结、简报、调查报告、工作研究、公示、讲话稿、述职报告、专用书信等。
（二）按公文的作用划分
指导性公文：命令（令）、决定、决议、通知、通报、批复、会议纪要。
呈报性公文：议案、报告、请示。
公布性公文：公告、通告、公报。
商洽性公文：函。
兼容性公文：意见。
（三）按发文机关的行文方向划分
上行文：议案、报告、请示。
下行文：命令（令）、决议、决定、通报、批复、公告、通告、通知、公报、会议纪要。
平行文：函。
“意见”既可上行，也可下行。
三、公文的格式及注意事项
公文格式，指党政正式公文正本的组成部分和文面格式。公文格式是在长期实践中发展形成并由新《条例》、“新标准”规定的。它分为版头部分、主体部分和版记部分三大块，不能随意更换增删。
（一）版头部分
版头部分指位于公文首页红色分隔线以上的部分。这部分用一条红色分隔线（通栏红色细实横线）与主体部分分隔开来。党的机关的文件，横隔线正中常有一颗五角星。版头部分包括以下内容：
1.份号
公文印制份数的顺序号。涉密公文应标注份号。一般用6位3号阿拉伯数字编号，以便于公文的分发、保密和查找、清退。其位置在版心左上角第一行，顶格标印。
2.密级和保密期限
涉密公文根据其公文内容涉及党和国家机密的程度与保密要求来划定，分别用“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限表示。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。秘密等级不得滥用。
3.紧急程度
是对公文送达和办理的时间要求的标志。按实际需要分别用“特急”、“加急”表示；电报应分别以“特急”、“加急”、“平急”标注。顶格编排在版心左上角秘密等级下面第三行位置。
4.发文机关标志
一般由发文机关全称或规范简称加“文件”二字组成（俗称大版头）。也可以使用发文机关全称或规范简称。发文机关标志居中排布。联合行文时则并列发文机关名称，但应将牵头、主办机关排列在前；如有“文件”二字，应当放在发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。也可以单独用主办机关名称。在民族自治地方，发文机关名称可并用自治民族文字和汉字，将自治民族文字排列在前。
发文机关标志是文头的中心和主体，占首页的1/3到2/5，用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，以示机关的正式公文，通称“红头文件”。
5.发文字号
由发文机关代字+年份+顺序号三要素组成。例如，“国发〔2009〕89号”。其顺序不能颠倒。年号用阿拉伯数字写全，不能略写为〔09〕；不编虚位（即1不编为01），且需用六角括号括起来。若是联合行文，则只需表明主办机关发文字号即可。机关代字，指机关（单位）全称的简缩语，均由领导部门统一规定。
发文字号的位置：平行文、下行文的发文字号位于发文机关标志之下空二行居中位置；上行文发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。函件式公文发文字号顶格居版心边缘编排在红色分隔线下。
6.签发人
指代表机关核准并签发公文的领导人。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，其标记位于发文字号同一行右侧，居右空一字。签发人一般用于上报党政领导机关的公文，以示对该公文负责。例如，“请示”、“报告”文种。如有多个签发人，其姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次编排。一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
（二）主体部分
此部分排列在文头的红色分隔线之下空两行。它包括以下内容：
1.标题
由“发文机关”+“事由”（主要内容）+“文种”构成。事由：由介词“关于”和高度概括公文内容的词组组成介词结构，它在标题中充当文种的定语。例如：《国家经委、商业部、财政部关于大力发展商办工业的报告》。标题是公文的眉目，起着准确、精练概括公文主要内容、突出公文主旨的作用。它为立卷归档、编制目录、查阅带来便利。公文标题应力求简明扼要、醒目。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。其位置在文头横隔红线之下，居中书写。公文的标题一般要求完整，以显示公文的庄严性。
2.主送机关
又称收文机关、受文机关。指对所收公文负责实际办理或答复的机关。应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。其位置在标题下空一行、正文之前，从左至右顶格而写；回行时仍顶格。主送机关一定要明确、具体。确定主送机关应遵循三个原则：
（1）根据公文的内容和工作需要。
（2）上行文尤其是“请示”文种，一般只写一个主送机关。普发性的下行文主送机关可使用同类型机关统称，如“各州、市、县人民政府，省政府各部门”之类。除特殊情况外，一般不宜使用“各有关单位”之类模糊的称呼。
（3）除特殊情况外，公文一般不要直接主送给领导者个人。
3.正文
公文的主体，用来表述公文的内容。它是公文写作的重点。各种文种的写作特点及结构也体现在这部分。如正文结束正好满页，只能在下一页写发文机关署名、成文日期和印章时，必须在下一页上方空白处加括号表示“此页无正文”。
4.附件及附件说明
公文附件的顺序号和名称，其位置在公文正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标附件名称。如有多个附件，用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：××××”）；附件名称后不加标点符号。附件的位置在正文后，印章与时间之上，以示它是公文正件的一个重要组成部分，其效力与正文相同。尤其是专门为发布法令、法规、规章的“命令”和批准或转发性通知中的附件，常是文件的主体，具有强制性和权威性。
5.发文机关署名和印章
发文机关指公文的制发者。署发文机关全称或规范化简称。若是联合行文，几个机关要全部列出，并将主办机关列在前面。“命令”、“议案”等文种，可以由机关主要领导人签署，但必须写明其职务和姓名，如“总理×××”。
印章是公文生效的标志，无加盖公章的公文应视为无效。联合上报的公文，加盖主办机关（单位）印章；联合下发的公文，须加盖所有联合机关印章。印章必须清晰端正，“上不压正文，下骑年盖月”。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
6.发文时间
署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，以最后签发负责人签发日期为准；凡是经会议通过方能生效的公文，以会议通过日期为准。其位置除法规、规章、决议、会议纪要等公文位于标题之下外，其他都位于印章之下。发文时间一律用阿拉伯数字标明完整的年、月、日，如“2013年4月20日”，月、日不编虚位（即1不编为01）。这一点与“原标准”要求用汉字小写发文时间有明显变化。
（三）版记部分
这一部分位于公文正件末页下端。原来包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、页码。新《条例》没有主题词的要求。
1.抄送机关
如有抄送机关，指主送机关外需要执行或知晓公文的机关、单位和组织。否则，不得滥抄送，造成浪费，影响办公效率。其位置在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。一般不抄送给个人。若发文机关受双重上级机关领导，一般主送给其中一个主办机关，但必须将另一个上级机关列为“抄送”栏。行文一般不得越级，若特殊情况、紧急情况必须越级，则应在“抄送”一栏中，写上所越过的上级机关。
2.印发机关和印发日期
即承制单位、印发单位日期、印刷份数。其位置在抄送栏之下印刷版栏里，占一行位置。印发机关左空一字，印发日期右空一字。并注明是印发还是翻印。
附例：文头部分——发文机关标志（公文名称）、发文字号
附例：文头份号、密级和年限、紧急程度、发文字号、签发人、有签发人的发文字号排列
附例：文头——1特定的信函格式的发文机关标志和发文字号
2 发文机关标志的民族文字