在提建议时,我们应该避免一些不正确的做法。下面是提建议中的注意事项。

1.急于否定上司原来的想法

提建议时,多注意从正面有理有据地阐述你的见解。有民主要求,还要有民主素质,即要懂得尊重他人意见,尊重上司意见。这样,他才会承认你的才干。对上司个人的工作提建议时,尽可能谨慎一些,必须仔细研究上司的特点,研究他喜欢用什么方式接受下属的意见。大大咧咧的上司可用玩笑建议法,严肃的上司可用书面建议法,自尊专强的上司可用个别建议法,喜赞扬的上司可用寓建议于褒奖之中法等等。

2.以为上司不愿听建议

“不要给上司提建议,显示自己高明并不好,他会嫉妒你的。再说,提出来也没用,即使再正确。”这是一些人在同上司的交往中总结出的经验。这种说法是不对的。

一位主任多次说,他不需要别人给出主意,需要的是有人去干。一次研究工作时,一下属提了三条建议,他当时没说什么,可在工作中却采纳了两条。由于没有采纳另一条,工作中遇到了麻烦。此后,他欢迎大家多出主意,提出意见,让大家有什么话都说一说。

上司要办很多事,但人的精力总是有限的,而且,智者千虑,必有一失。这时,你提出建议,弥补或挽救工作中出现的问题,他嘴上不说,心里也会感激你。问题在于你提意见的内容,要真正显示出你的才华和意见的重要性,要真正表现出你的善意。如果你提的意见他没有接受,你也不要斤斤计较。

3.夹杂私怨

有这样一个经验:给被试验者一份文稿,内容是主张对盗窃犯判以重刑,认为目前的处罚太轻。对A组被试者说,这份建议是法官提出来的;对B组被试者则说,这份建议是监狱中服刑的盗窃犯提出来的。其实这两份建议的内容相同,都是实验者写的。实验表明,B组被试者更倾向于认为,对盗窃犯应该判以重刑。

这个实验证明,一个建议,其中夹杂的个人私利越少,越容易被人接受。因此,在向上司提建议时,你应该更多地从单位和工作的立场出发,显示出为整体或上司着想,而不要被上司认为:“这个人,只是为了达到个人的目的,才提这个意见。”

4.损害上司的尊严

“我不同意主任的意见,这种作法在实际中根本行不通!我认为应该……”

这种提意见的方法有点欠妥。

提意见,要以建议的方式提出供上司参考。你不要涉及他的观点和方案,而是阐述自己知道的事实、自己的想法、自己的方案,并且说明“这不一定对,仅供上司参考。”

事实上,越是善意的、建设性的建议,越是可能被上司接受。上司,意味着权力、尊严。每个人都有自尊,上司更多一层光环。我们在公开场合特别要照顾上司的尊严感。

在上司的眼里,如果自己的下属在公开场合使自己下不了台,丢了面子,那么这个下属肯定是对自己抱有敌意或成见,甚至有可能是有组织、有预谋地公开发难。这样做的结果便是,上司要么给予以牙还牙的还击,通过行使权威来找回面子,要么便怀恨在心,以秋后算账的方式慢慢报复。

这种结果,自然是下属在提出批评和意见时所不愿看到的,也违背了自己的初衷。

上司十分注意自己在公开场合的面子,特别是在其个上司或者众多下属在场的时候,这绝不仅仅是因为有个文化的潜意识在作祟,更是在于上司从行使权力的角度出发,维护自己权威的需要。这种需要因受到公开的检验而变得更加强烈甚至是不可或缺。

威信受到损害,便会使权力的行使效力受到损失。它影响到上司在今后决策、执行、监督等各个方面的决定权和影响力。因为人们不禁要问,他说的是否都对呢?是否会产生应有的效果?……这样,下属在执行中便多了几分疑虑,这必然会降低上司权力的有效性。因为服从越多,权力的效果就会越多。行使权力必须要以有效的服从为前提;没有服从,权力就会空有其名。

自尊受到伤害,是最伤人的感情的,因为它触动了人最为敏感的地带。在公开场合丢面子,这说明上司正在失去对下属的有效控制,于是,人们不禁对他人的能力乃至人格都产生了怀疑。因此,无论是谁,身处此境,最先的反应肯定是怒火中烧,而不是理智的对意见内容进行合理性的分析。那么,此后的一系列举动肯定都是很情绪化的。即使他很有面子、很得体地将这件事掩饰过去,情感上的愤怒依然是存在的,这个阴影将会把你美好的印象浸没,使你在后来饱尝麻烦,悔恨不已。

5.怕不被采纳而丢面子

有一项调查中,提出这样的问题:“影响您对单位工作提出的建议或意见的原因是什么?”结果回答“提了没用,上司不重视”的人数最多,占到48%。而且,年龄越低,越倾向于选择这一答案。

“提了没用,上司不重视”,其中当然有上司本身的原因。但是,作为下属也不能要求上司对下属无论提什么意见或建议都得采纳,更不要因为自己的意见不被接受耿耿于怀。试想,如果上司凡事都听下属的,那么还要他这个上司干什么?再想,大家提的建议或意见,五花八门,众口难调,他该听谁的呢?他只能根据实际情况接受或采纳一部分,而不被采纳的可能是多数。

6.不要越级

在工作中,越级建议意味着越过顶头上司,向更高层的上级说明你的看法,或争取权益。

若想任何事情都回避顶着上司,这并非是个好主意。尝试越级建议的人,往往会伤害到自己。即使你是“对的”,你仍不免破坏单位的运行秩序,并使高级主管头痛。即使你很幸运地成功了,高级主管也会心存芥蒂,认为你对他们也可能采取同样的行动。

越级建议的酝酿并不难觉察。谁是越级建议者,也经常很难隐瞒。对于这一类的行动,上级可以采取许多防范措施,并且通常能够在你行动之前就将事情摆平。

一般来说,促使一个人采取越级建议的行动,不外乎是处在下列几种状况下:

——工作部门运行不佳,但上级却加以掩饰,上面的人如果知道了,一定会引起震动;

——上级对不尽责的人迁就,却给我一大堆工作,他对我不关心,也不在乎我到底做了些什么;

——上级知道我比他能干,他既恨又怕,因为压制我,老是让我做吃力不讨好的工作,他绝不会让别人知道我杰出的表现,他怕我升得比他快,他也把我的功劳据为己有;

——上级工作不力,影响组织的工作率。

某科研所的外文资料室负责人小张就是在这方面缺乏经验的年轻人。当上级布置了需要大量翻译外文资料以供科研任务合作的项目之后,所里的领导反复斟酌,有些犹豫,一时难以下决心,拿不出可行的方案。这时小张就越过所里的领导,直接向上级自告奋勇,建议由自己来做。这种做法无疑伤害了所里领导的感情。其实小张完全可以找所里领导适当地谈一谈,从分担压力,分担忧愁的角度,替领导着想。这样不仅有助于领导解决难题,也使他对你加深了好的印象。小张错误的做法的关键就是他不替领导着想,这样不仅是没帮领导解决难题,在潜意识中也认为领导无能。在领导需要的时候,不是给予安慰和分忧,而是给予压力和刺激。当你直接的伤害了领导的感情的时候,上级领导对你也不会赏识和满意的。

7.不要背后批评上司

不论多么值得依赖的同事,当工作与友情无法兼顾的时候,朋友也会变成敌人。在同事面前批评上司,无疑是自己把柄丢给别人。就算听你倾诉的同事和你肝胆相照,不会做出卖你的事情,但也得小心“隔墙有耳”。

任何上司都会有这样或那样的缺点,而有些人也总爱在背地里议论或埋怨上司,并说一些当面不说的话。在遇到这种情况时,假如你也有同样的看法,要不要附和呢?要是不附和,不予搭理,可能会遭致人家的闲话,说你胆小鬼,马屁精,没有一点个性等等;要是附和了,万一被上司知道,那也没有好处,现实生活中常常有这样的事:有些人在背地里对上司评头论足,说三道四。可是,他又常常回过头去向别人和上司把你的附和添油加醋地说一番,弄得你非常难堪。

对待这样的情况,最好是不要去附和。特别是对那些好搬弄是非的人,更应该敬而远之。如果他非找到你说这些话,也可以扯开话题,或干脆来一个顾左右而言他,甚至是干脆就用一些中性的,谁也不知道究竟是什么意思的“嗯,嗯”来对待。在现实生活中,尽管人们对上司会有各种各样不同的看法,但如果是背地的议论,却肯定又是带有个人的利益取向。由于每个人的利益取向不一致,每个人对上司的期望和要求也不一致,所以,当别人议论上司时,你大可不必去附和,否则很容易成为某些人的工具,被别人当枪使。

当然,有一种情况可以例外。那种怨声极大,群众反映十分强烈的上司,在大家议论或批评他时,你不妨也可以进行附和,表示你的看法,切不可回避,否则,必将招致大家的反感。